Avizul

Avizul – ce este și cum funcționează

Ce este un aviz?
Avizul este o notificare oficială scrisă, utilizată în domeniul bancar, contabil și comercial. Sensul acestui termen poate varia în funcție de contextul în care este folosit.

Uneori, termenul „aviz” este utilizat și în corespondența de afaceri.

Cu toate acestea, un aviz presupune întotdeauna efectuarea unei operațiuni sau acțiuni, iar documentul este transmis de la un partener contractual la altul. Într-o astfel de notificare scrisă sunt incluse întotdeauna confirmări ale operațiunilor de plată și informații despre expedierea bunurilor.

Formele avizului în diverse domenii

În contabilitate, avizul reprezintă o notificare privind modificările în activele unei companii. Poate conține informații despre modificările survenite în sursele normative și juridice utilizate pentru întocmirea documentelor. Avizul poate include și date despre soldurile conturilor, noile înregistrări în documentele de debit și credit.

O astfel de notificare poate fi trimisă nu doar de către parteneri contractuali, ci și între angajații aceleiași companii.

În sectorul bancar, avizul înseamnă informarea unui client despre modificările survenite în conturile sale sau notificarea băncii privind refuzul clientului de a efectua anumite operațiuni de cheltuieli.

De asemenea, banca poate trimite un aviz clientului dacă așteaptă dispoziții privind tranzacțiile cu sumele recent creditate în contul său.

În sectorul comercial, avizul este utilizat de partenerii contractuali pentru a informa despre anumite acțiuni legate de produse sau alte valori materiale ale companiei.

Pentru efectuarea unor astfel de operațiuni, partenerul contractual trebuie să primească un aviz de confirmare din partea companiei.

Tipuri de avize

Clasificarea avizelor depinde de destinația și scopul notificării.

Avize directe și avize inverse

Dacă organizațiile discută despre cantitatea, calitatea și prețul bunurilor și serviciilor, acest lucru este considerat aviz direct sau invers.

• Avizul direct nu necesită un răspuns din partea celeilalte părți.

• Avizul invers este un răspuns la notificare, indicând dacă cealaltă parte este de acord sau nu cu cerințele menționate. Acest tip de aviz poate fi utilizat și pentru confirmarea unei tranzacții sau a absenței oricăror reclamații între părți.

Avize privind mișcările financiare

Avizele pot fi transmise și între diferite departamente ale unei companii. De exemplu, poate fi o notă contabilă referitoare la o operațiune financiară între divizii.

Avizul poate fi, de asemenea, transmis între parteneri contractuali. De exemplu, un contract de vânzare-cumpărare presupune notificarea atât a vânzătorului, cât și a cumpărătorului despre îndeplinirea obligațiilor contractuale.

Astfel, vânzătorul poate notifica cumpărătorul despre disponibilitatea unui nou lot de marfă, iar cumpărătorul poate trimite o confirmare de plată.

Avize de debit și avize de credit

• Avizul de debit este o notificare prin care vânzătorul informează cumpărătorul despre obligațiile financiare pe care trebuie să le achite (de exemplu, documente de livrare a bunurilor sau servicii sau instrucțiuni de debitare a unei sume specificate).

• Avizul de credit este o notificare transmisă de un partener contractual către altul privind o datorie care trebuie achitată.

De asemenea, avizele pot fi clasificate în funcție de metoda de expediere:

• Avize pe suport de hârtie, semnate și ștampilate;

• Avize electronice, semnate digital.

Avizele utilizate pentru reconcilierea plăților sunt redactate pentru eliminarea discrepanțelor dintre părți cu privire la costul livrării sau pentru ajustarea prețurilor produselor. Aceste documente trebuie să fie însoțite de calcule corecte și detaliate.

Procedura de întocmire a avizului

Avizul trebuie să conțină informații relevante și să fie însoțit de documentele necesare.

Nu există un format standard obligatoriu pentru avize, iar fiecare companie își poate stabili propriul model.

Totuși, deoarece avizul este un document contabil primar, acesta trebuie să includă următoarele informații:

• Numărul contractului;

• Numărul facturii;

• Formulare contabile;

• Formulare de lucrări executate sau servicii prestate.

Documentul mai trebuie să conțină următoarele detalii:

• Denumirea avizului (de exemplu, „aviz de debit”);

• Numărul de ordine;

• Data emiterii;

• Denumirea companiei;

• Motivele efectuării operațiunii;

• Suma tranzacției;

• Datele beneficiarului;

• Semnătura persoanei responsabile și ștampila companiei.

La aviz pot fi anexate următoarele documente justificative:

• Ordine de casă;

• Ordine de plată;

• Extrase de cont bancar;

• Drepturi asupra activelor etc.

Transmiterea avizului

Atunci când avizul este utilizat pentru transferul de active financiare sau obligații, acesta trebuie emis în două exemplare:

1. Un exemplar rămâne în contabilitate ca dovadă a operațiunii;

2. Celălalt exemplar, cu mențiunile necesare, este transmis expeditorului.

Dacă avizul este utilizat în interiorul unei companii, între diferite departamente, documentul este întocmit în trei exemplare:

1. Unul este păstrat în contabilitate;

2. Unul este transmis expeditorului cu mențiuni de confirmare;

3. Unul este transmis departamentului principal al companiei.

Avizul este un instrument esențial pentru transparența și corectitudinea tranzacțiilor financiare și comerciale.